Archiv konference

jednou z možných funkcí správce konference může být i schraňování všech příspěvků, zaslaných do diskuse - tedy vedení archivu příslušné konference. Pokud je takový archiv veden, a některý z účastníků diskuse má nějaký konkrétní dotaz, pak patří k dobrým mravům podívat se nejprve do tohoto archivu, zda v něm není odpověď, a teprve v záporném případě se ptát ostatních účastníků. Je totiž velmi pravděpodobné, že na obvyklé otázky se v diskusi již někdy dříve podrobně odpovídalo. Archivy konferencí samozřejmě bývají přístupné nejširší veřejnosti, a jsou tak velmi dobrým zdrojem užitečných informací.

Konkrétní způsob komunikace se správcem je vždy závislý na tom, jak je tento správce realizován, což se z adresy nemusí vůbec poznat. Proto je dobré na adresu správce nejprve poslat univerzální příkaz help (tj. jediné slovo "help"), na které snad každý správce zareaguje zasláním podrobné nápovědy.
Adresa, na kterou účastníci diskuse (elektronické konference) posílají své konkrétní příspěvky, v očekávání že tyto budou rozeslání ostatním účastníkům diskuse, je vždy jinou adresou, specifickou pro konkrétní konferenci (například konference cz-net-announce, sloužící k oznamování novinek v českém Internetu, má pro potřeby faktického rozesílání jednotlivých příspěvků adresu cz-net-announce@bajt.cz). Na této adrese pak "sedí" příslušný mail exploder, který příspěvky skutečně rozesílá. Pokud by někdo poslal například svou žádost o přihlášení či odhlášení z konference na tuto adresu (tj. na adresu mail exploderu), ten komu je určena ji vůbec nedostane, ale naopak ji dostanou všichni účastníci elektronické konference, kterým naopak určena není (a na takovouto chybu často reagují dosti podrážděně).
Pro správné docenění rozdílu mezi oběma druhy adres (adresy správce seznamu a mail exploderu) je vhodné si uvědomit, že jeden správce může obhospodařovat více seznamů (patřících různým konferencím), a mít tudíž jedinou adresu, zatímco každá jím spravovaná konference má svoji samostatnou adresu pro zasílání jednotlivých příspěvků.

Subscribe vs. Post

(přihlášení vs. zaslání příspěvku)
při práci s elektronickými konferencemi je velmi důležité správně rozlišovat mezi oběma úkoly správce - mezi vedením seznamu a faktickým rozesíláním (činností "mail exploderu"). Těmto dvěma úkolům vždy odpovídají dvě různé poštovní adresy na které je možné se obracet, a jednou z nejčastějších a nejnepříjemnějších chyb je záměna těchto adres, resp. nedocenění rozdílu mezi nimi. Adresa, na které správce konference přijímá nejrůznější požadavky (typu přihlášení se do diskuse, odhlášení, zaslání nápovědy apod.) má nejčastěji tvar listserv@domena, nebo majordomo@domena, listproc@domena (např. listproc@bajt.cz) apod., nebo -request@domena (např. Ietf-request@isoc.org).

Moderator

(moderátor)
elektronické konference nemusí vždy fungovat jen plně automaticky, kdy všechny úkoly správce konference zajišťuje (vedení seznamu účastníků i rozesílání jednotlivých příspěvků) zajišťuje samočinně fungující program. Problémem je zejména rozesílání příspěvků, které správce-program nemá možnost posoudit po jejich obsahové stránce, a tak se do konference mohou dostat i příspěvky věcně nepříslušné, provokativní, neslušné, urážlivé atd. Proto se v některých případech řeší konference jako tzv. moderované - jednotlivé příspěvky zde prochází rukama člověka-moderátora, který je posoudí (z hlediska věcné příslušnosti a relevance, nikoli cenzury), a teprve poté dochází k jejich faktickému rozeslání. Vše může být řešeno například tak, že jednotlivé příspěvky dochází na adresu moderátora, který je pak sám (ručně) přepošle na jinou adresu, na které je skryt vhodný mail exploder. Ten pak již sám zajistí potřebné rozeslání.

Listserver - Mail exploder

Listserver
pro vykonávání výše naznačené role správce konference bylo vytvořeno mnoho programů, s nejrůznějšími jmény: LISTSERV, MAJORDOMO, MAILSERV apod. Termín "listserver" je nejčastěji používaným pojmem, který označuje celou tuto kategorii programů.

Mail exploder (poštovní zrcadlo)
druhým základním úkolem správce elektronické konference je faktické rozesílání konkrétních příspěvků na adresy jednotlivých účastníků diskuse, podle příslušného seznamu. Také toto je téměř vždy řešeno programem, pro jehož funkci se vžil přiléhavý termín: mail exploder (doslova: "vybuchovač" pošty). V češtině se často používá i pojem "zrcadlo", kvůli představě odrazu a "rozprsknutí" na všechny strany.

Správce konference

správce elektronické konference má dva hlavní úkoly: udržovat seznam účastníků, a fakticky rozesílat jednotlivé diskusní příspěvky podle tohoto seznamu. Udržování seznamu účastníků přitom může představovat celou rozsáhlou agendu - kromě přidávání a odebírání adres ze seznamu (neboli kromě přihlašování a odhlašování účastníků diskuse) a poskytování nezbytné nápovědy může správce poskytovat (na explicitní žádost) výpis momentálních účastníků diskuse. Stejně tak ale může přijímat požadavky jednotlivých účastníků, aby se v takovýchto výpisech neobjevovali. Dále může přijímat požadavky na dočasné "suspendování" kohokoli, kdo si po určitou dobu nepřeje dostávat příspěvky z diskuse (například proto, že je na dovolené a nemůže si vybírat svou poštovní schránku). V praxi může být komfort a rozsah služeb, poskytovaným správcem pro účastníky diskuse, dosti rozsáhlý, a velmi zde záleží na tom, kdo roli správce konference vykonává. Dnes je to velmi často program, a nikoli člověk.

Electronic conference

(elektronická konference)
chce-li určitá skupina uživatelů Internetu diskutovat mezi sebou na nějaké konkrétní téma společného zájmu, je samozřejmě možné využít k tomu elektronickou poštu, a vytvořit tzv.elektronickou konferenci. Použití distribučních seznamů k rozesílání jednotlivých příspěvků zde ale není vhodné, a to kvůli obvyklé dynamice takovýchto diskusních skupin - pokud by si každý účastník diskuse udržoval seznam všech ostatních účastníků u sebe, ve formě distribučního seznamu, a další zájemci by se do diskusní skupiny průběžně přidávali (přihlašovali) nebo naopak z ní vystupovali (odhlašovali se), zákonitě by došlo k organizačním problémům - při každém přidání či odebrání další adresy by každý z účastníků musel provést příslušnou změnu ve svém exempláři distribučního seznamu (a někdo by to udělal, někdo ne, a časem by se vytvořily vzájemně nekonzistentní seznamy účastníků). Jediným prakticky schůdným řešením je uchovávat seznam účastníků diskuse v jediném exempláři, na centrálním místě, a někoho pověřit správou tohoto seznamu a celé diskuse, ke které je seznam veden.

Mailing list

různé poštovní programy mohou své distribuční seznamy ve výše uvedeném smyslu pojmenovávat i jinak, než jen "distribution list". Jedním z termínů, často používaných v této souvislosti, je i termín "mailing list" - ten se používá ve významu "distribuční seznam" dokonce i tam, kde se vůbec nemusí jednat o počítače a elektronickou poštu, ale třeba o běžnou listovní poštu. Slovní spojení "dostat se na mailing list" pak může znamenat například to, že vám někdo (např. firma) pravidelně posílá své nabídky, pozvánky na akce apod.

Distribution list

(distribuční seznam)
elektronická pošta je službou s výrazně distribučním charakterem, protože dokáže dopravit jednu a tutéž zprávu k více adresátům současně. Stačí k tomu maličkost - vyjmenovat všechny příjemce pro danou zprávu. Aby však uživatelé nemuseli pokaždé vypisovat delší seznamy adres, zvláště v situacích kdy častěji rozesílají své zprávy na více adres současně, přijde jim vhod jedna z typických vlastností většiny poštovních programů - schopnost vytvářet tzv. distribuční seznamy. Ty si lze představit velmi jednoduše jako předem připravené seznamy adres, které odesilatel použije ke specifikaci toho, komu má být zpráva doručena. Místo toho, aby odesilatel pokaždé znovu vypisoval jednotlivé adresy, pouze svému poštovnímu programu předepíše "pošli ji všem, kteří jsou na tomto seznamu".

Jde tedy o údaje, které vytváří synonyma (aliasy) k uživatelským jménům (uživatelské jméno "pet" zde dostává alias "Jiri.Peterka"), pro potřeby doručování elektronické pošty, a právě proto se jim říká "poštovní aliasy". Umožňují používat takové poštovní adresy, které jsou nezávislé na fakticky používaných přihlašovacích jménech.
Používání poštovních aliasů navíc nemusí být vázáno jen na jednotlivé poštovní servery, ale může účinkovat i "mezi" poštovními servery, a tudíž zajišťovat faktické přeposílání. Jedno jméno (resp. celá adresa, např. jiri@peterka.cz) může být synonymem (aliasem) pro jiné jméno, odpovídající poštovní adrese na zcela jiném poštovním serveru (např. peterka@mail.czn.cz). V uvedeném příkladu je na poštovním serveru domény peterka.cz umístěn seznam aliasů, a v něm je uvedeno že pošta pro jiri@peterka.cz má být fakticky doručována (resp. přeposílána) na adresu peterka@mail.czn.cz (přičemž poštovní server domény peterka.cz vůbec fyzicky neexistuje, nemá žádné poštovní schránky, ale je pouze virtuální a tvoří jej v zásadě jen zmíněný seznam aliasů).

Mail alias

poštovní alias

možnost automatického přeposílání elektronické pošty může být řešena i dalšími způsoby, například prostřednictvím tzv. poštovních aliasů (mail alias). Toto řešení funguje tak, že cílový poštovní server, kterému je konkrétní zpráva doručována, má k dispozici seznam příjemců, podle kterých konkrétní zprávy fakticky doručuje - každou zprávu tedy nejprve konfrontuje s tímto seznamem, a pokud v něm najde nějaké pokyny týkající se jejího doručení, aplikuje tyto pokyny. Pro lepší názornost je možné si představit, že tento seznam obsahuje pokyny typu "poštu adresovanou uživateli Jiri.Peterka doruč uživateli pet".

Rozdíl je v tom, kdy a za jakých okolností k faktickému přeposlání dochází: v prvním případě až v okamžiku, kdy si uživatel "vybere" svou poštovní schránku ("stáhne si" k sobě její obsah), a jeho poštovní program začne aplikovat předem připravená pravidla zpracování došlé pošty. Ve druhém případě k přeposlání konkrétní zprávy dochází již v okamžiku jejího doručení na příslušný poštovní server (lze si představit, že tento se podívá do svých záznamů, najde zde pokyn k přeposlání, a tak jej ihned vykoná). Tato druhá varianta je proto výhodná v situacích, kdy si uživatel svou schránku na příslušném poštovním serveru vůbec nevybírá (třeba proto, že je právě někde na cestách, a svou poštu si tak nechává přeposílat jinam). Stejně tak se tímto způsobem řeší situace, kdy určitý uživatel má více poštovních schránek (se samostatnými adresami), ale je pro něj pohodlnější fakticky si vybírat jen jednu (a poštu z ostatních schránek si nechává přeposílat do té schránky, kterou skutečně používá).

Mail forwarding

(přeposílání zpráv)
jednou z typických akcí, které uživatelé provádějí s došlými zprávami, je jejich přeposlání na jinou adresu (tzv. forward) - například proto, že zpráva se týká spíše někoho jiného, nebo ji původní příjemce chce "ukázat" někomu jinému apod. Takovéto přeposlání samozřejmě může být provedeno "ručně", na explicitní pokyn uživatele, který má obvykle také možnost doplnit do zprávy svůj komentář či jiné poznámky. Některé poštovní programy však dokáží zajistit přeposlání i samy, bez přímé účasti člověka, v rámci výše popisovaných pravidel pro automatické zpracování došlé pošty. Pak se hovoří o tzv. autoforwardu. Upřesněme si ale, že stejný pojem (tj. autoforward) se používá i v poněkud jiném kontextu - k přeposlání konkrétní zprávy ještě na úrovni poštovního serveru, dříve než je tato zpráva "stažena" k uživateli, jeho poštovním programem.

Mail filtering

(filtrování pošty)
mezi akce, které poštovní program dokáže provést sám, podle uživatelem stanovených pravidel, obvykle nepatří jen přesouvání či kopírování jednotlivých zpráv mezi různými složkami. Další možností bývá i okamžité smazání zprávy, která vyhoví požadavkům příslušného pravidla (ve smyslu: "pochází-li zpráva od pana XY, rovnou ji smaž"). Díky této možnosti si pak uživatel může vytvořit celý individuální systém filtrování došlé pošty - buď na principu "smaž vše, co není přesunuto jinam", nebo "ponech všechno, co není explicitně určeno ke smazání". Tím se každý uživatel může alespoň ex-post bránit například útokům spammerů, kteří na jeho adresu zasílají nevyžádané zásilky (ex-post proto, že zpráva je nejprve doručena až na jeho počítač, a tudíž s vynaložením všech nákladů, které s tím souvisí, a teprve pak je smazána). Některé poštovní programy, jako například Outlook Express firmy Microsoft, však vylepšují i tuto možnost - umožňují mazat zprávy ještě na poštovním serveru, bez toho že by musely být nejprve "staženy" k uživateli a teprve zde smazány.

V případě ručního třídění má uživatel obvykle k dispozici několik možností jak přesunout (anglicky: move) nebo zkopírovat (anglicky: copy) konkrétní zprávu do konkrétní složky - například na principu drag&drop, jejím přetažením nad ikonu s cílovou složkou a upuštěním, pomocí ikony v menu, pomocí horké klávesy a následným výběrem cílové složky apod. Druhou, zajímavější možností, je automatické třídění, které zajišťuje sám poštovní program, podle předem zadaných pravidel typu "je-li zpráva odeslána z adresy jan@novak.cz, přesuň ji do složky "dopisy od J. Nováka"". Takovýchto pravidel si uživatel může zadat libovolný počet (s uvážením pořadí, protože i to může být významné), a vše ostatní ponechat na poštovním programu. Ten pak aplikuje tato pravidla sám, v předem definovaných okamžicích (které často lze také volit - například při "stahování" nové pošty ze serveru, nebo naopak po odeslání pošty, nebo po skončení práce se složkou Inbox, nebo na explicitní pokyn uživatele apod.). Konkrétní repertoár možností se

Mail sorting

(třídění pošty)
existence složek (folderů) vychází vstříc uživatelům, kteří pracují s velkými objemy pošty, a chtějí si v ní uchovat dostatečný přehled. Je pouze na nich, jak přehlednou a jinak vhodnou strukturu složek si vybudují, a podle jakých kritérií do ní budou zatřiďovat svou poštovní korespondenci. V této souvislosti se hovoří také o "třídění pošty" (mail sorting), které může být realizováno dvěma základními způsoby - ručně, nebo automaticky, podle předem zadaných pravidel.

Další nezbytnou složkou bývá složka pro poštu připravenou k odeslání (obvykle pojmenovanou "outbox") - v závislosti na způsobu fungování se jednotlivé zprávy z této složky odesílají buď automaticky a ihned, nebo až na explicitní povel uživatele, v době kdy existuje spojení s vhodným poštovním serverem. Další typickou složkou bývá složka s již odeslanou poštou, ve které se uchovávají kopie již odeslaných zpráv. Důležité ale je, že další složky (foldery) si uživatel může vytvářet sám, podle svých potřeb a podle vlastního uvážení. Jednodušší poštovní programy dovolují pouze to, aby všechny složky pro poštovní zprávy tvořily lineární posloupnost. Většina komfortnějších poštovních programů však umožňuje jejich hierarchické uspořádání, neboli jejich větvení, vytváření "složek ve složce". Díky tomu si pak uživatel může vytvářet libovolně hlubokou a libovolně "košatou" hierarchii složek, ve stylu: složka "dopisy", která se dále větví na podsložky "osobní dopisy", "dopisy od zákazníků", "dopisy ostatní" atd.